در هر گروهی همیشه این مخاطره وجود دارد که بحث‌های بدون ساختار به سرخوردگی اعضا منجر شود. وظیفهٔ دبیر هدایت جلسه به نحوی است که جلسه روان برگزار شده، از تعارض جلوگیری شده و همه فرصتی برای صحبت کردن داشته باشند.
اما دبیر جلسه چگونه این کار را انجام می‌دهد؟ دبیر جلسه چطور می‌تواند کاری کند که همه فرصت ابزار دیدگاه‌های خود را داشته باشند؟ در این مقاله بررسی می‌کنیم که نقش دبیر جلسه چیست و چطور می‌توانیم دبیر جلسهٔ خوبی باشیم.
نقش دبیر جلسه چیست؟
معمولاً در هر جلسه انتخاب می‌شود که دبیر جلسه چه کسی باشد. برای نمونه از بین اعضای هیات مدیره یک نفر به عنوان دبیر انتخاب می‌شود تا جلسات هیات مدیره را اجرا کند.
وظایف دبیر جلسه عبارتند از:
- تنظیم دستورجلسه و تایید موضوعاتی که در جلسه مطرح می‌شوند
- شروع و اجرای جلسات
- بررسی تمامی موضوعات دستورجلسه
- اعلام مصوبات: دبیر جلسه غالباً از طریق رای‌گیری تصمیم‌گیری را تسهیل‌گری می‌کند
- اعلام اقدامات و وظایف شرکت‌کنندگان و زمان‌بندی موردانتظار یا پیش‌بینی‌شده
- ختم جلسه و ارسال صورتجلسه ظرف یک تا دو روز پس از برگزاری جلسه
در برخی موارد دبیر جلسه می‌تواند حاضران را به گروه‌های کوچک‌تر برای بحث روی موارد مختلف تقسیم‌بندی کند.
یک دبیر جلسه خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
دبیر جلسه برای هدایت جلسات نیاز به مهارت تسهیل‌گری دارد. اما مهم‌ترین مهارت یک دبیر جلسه خوب را می‌توان توانایی مدیریت تعارضات دانست. چرا که معمولاً جلسات هیات مدیره یا کمیته‌ها حول تصمیم‌گیری‌های مهم برگزار می‌شوند که چندین ذی‌نفع در آن‌ها درگیرند. این افراد همیشه با همهٔ تصمیم‌ها موافق نیستند.
مهارت دیگری که یک دبیر جلسه باید در خود تقویت کند شنیدن فعال است. این کار به شرکت‌کنندگان در جلسه احساس شنیده شدن می‌دهد و علاوه بر آن به خود دبیر جلسه کمک می‌کند تا بر محتوای بحث‌ها مسلط باشد.
در ادامه ۸ ویژگی یک دبیر جلسه خوب را با هم مرور می‌کنیم:
۱. تنظیم فرامین شفاف
یک دبیر خوب مجموعه‌ای از فرامین را برای دنبال کردن مشخص می‌کند. دبیر این کار را یا با معرفی مستقیم فرامین انجام می‌دهد یا با کمک تیم فرامین را انتخاب می‌کند. او باید مطمین شود که فرامین عادلانه هستند و اجرا می‌شوند.
برای آشنایی بیشتر با فرامین می‌توانید مقالهٔ فرمان چیست؟ را مطالعه کنید.
۲. مدیریت جلسه
یک دبیر جلسهٔ خوب باید بتواند فضای جلسه را مدیریت کند. برای نمونه دبیر می‌تواند تعهد خود به جلسه را با سر وقت بودن یا درخواست سکوت از حاضران پیش از شروع جلسه نشان دهد. در حالت ایده‌آل دبیر جلسه باید اعتبار و نفوذ داشته باشد و مورد احترام حاضران باشد.
دبیر خوب قوانین بنیادین جلسه را به حاضران یادآوری می‌کند، مروری اجمالی بر نحوهٔ مطلوب پیشرفت جلسه ارایه می‌دهد و اجازه می‌دهد که حاضران از موضوع‌های مطرح‌شده در جلسه اطلاع پیدا کنند.
۳. کنترل روند جلسه
دبیر جلسه به حاضران تاکید می‌کند که حول موضوع در دست بررسی صحبت کنند تا تمرکز گروه حفظ شود. او باید بتواند به سرعت جلوی خارج شدن از روند برنامه‌ریزی‌شده را بگیرد.
۴. نظم را حفظ می‌کند
هنگامی که هم‌زمان چندین نفر بخواهند صحبت کنند، دبیر جلسه سیستمی را اجرایی می‌کند تا هر کس که می‌خواهد مشارکت کند فرصت صحبت بدون وقفه را داشته باشد. این سیستم باید بتواند جلوی مشاجره و انحراف از موضوع را بگیرد.
صورتجلسه باید نگارش و بایگانی شود. دبیر جلسه خود می‌تواند این نقش را برعهده بگیرد یا یک نفر را به عنوان منشی مشخص کند.
برای این که صورتجلسه دقیق باشد باید نظم برقرار باشد و وظیفهٔ حفظ کردن این نظم تنها برعهدهٔ دبیر جلسه است.
۵. تنظیم دستورجلسه
دبیر جلسه پیش از شروع جلسه وظایفی دارد که باید به دقت انجام دهد. این وظایف شامل ارسال دستورجلسه برای حاضران می‌شود تا:
- حاضران بدانند جلسه دربارهٔ چه موضوع یا موضوعاتی است.
- حاضران بتوانند موضوعاتی که می‌خواهند را به فهرست دستورجلسه اضافه کنند.
باید بین ارسال دستورجلسه تا برگزاری جلسه فاصله‌ای مناسب درنظر گرفت تا حاضران امکان کسب آمادگی برای حضور در جلسه را داشته باشند.
۶. اختصاص زمان به تعاملات اجتماعی
یک دبیر جلسهٔ خوب زمانی را قبل یا بعد از جلسه درنظر می‌گیرد تا افراد بتوانند با یکدیگر ارتباط بگیرند. این کار کمک می‌کند تمایل افراد برای صحبت با یکدیگر در حین جلسه کاهش پیدا کند و افراد متوجه می‌شوند که باید زودتر حرف‌های حاشیه‌ای را جمع کنند یا آن‌ها را برای بعداً نگه دارند.
۷. مهارت قوی در مدیریت تعارضات
بعضی افراد به خاطر علاقه‌ای که به موضوع دارند در جلسه شرکت می‌کنند و برخی دیگر چون به هر دلیلی مجبورند (مثل جلسه‌های کاری). در هر صورت اما عدم توافق مرسوم است و ممکن است بحث‌ها داغ شوند.
دبیر جلسه وظیفه دارد استانداردهای مناسب رفتاری را در گروه حفظ کند و اجازه ندهد که یک یا دو نفر بر جلسه غالب شوند. دبیر فرصت مشارکت افراد ساکت‌تر در محتوای جلسه را فراهم می‌کند و آماده است از افراد «هیجان‌زده» بخواهد آرامش خود را حفظ کنند و یا حتی برای مدتی جلسه را ترک نمایند.
یک دبیر جلسهٔ خوب می‌داند که چه زمانی و چطور باید از این استراتژی‌ها بهره بگیرد تا عدم توافق‌های کوچک تبدیل به مشکلات اساسی نشوند.
۸. وقفه‌های برنامه‌ریزی‌شده
بدیهی است که افراد نمی‌توانند برای مدتی طولانی و بدون وقفه روی موضوعی تمرکز کنند.
در حالت ایده‌آل دبیر جلسه باید برای جلساتی که بیش از ۱٫۵ ساعت طول می‌کشند وقفه‌هایی برای صرف چای یا قهوه در نظر بگیرد. در بدترین حالت دبیر باید زمانی کوتاه در نظر بگیرد تا افراد بایستند، قدم بزنند یا چیزی بنوشند.
جمع‌بندی
دبیر جلسه فردی است که وظیفهٔ گوش دادن به حاضران در جلسه، تسهیل‌گری بحث‌های بین شرکت‌کنندگان و به نتیجه رساندن تصمیم‌گیری‌ها را دارد. ممکن است بسته به فرهنگ سازمانی با عنوان راهبر جلسه یا تسهیل‌گر هم شناخته شوند. این فرد نقشی اساسی در کارایی و برقراری برابری در جلسات دارد؛ چه جلسات کاری و چه هر نوع جلسهٔ دیگری.
