فرمان‌ها دستورالعمل‌هایی هستند که شرکت‌کنندگان در یک جلسه بر سر پایبندی به آن‌ها توافق می‌کنند تا جلسه موثرتر و دلنشین‌تر برگزار شود. احترام به سایر شرکت‌کنندگان، وسط حرف دیگران نپریدن و خارج از موضوع صحبت نکردن از جمله فرمان‌های مرسوم جلسات هستند.
اهمیت فرمان‌ها در جلسات چیست؟
فرمان‌ها کمک می‌کنند تا انتظار حاضران از جلسه به درستی تنظیم شود. با این کار اطمینان پیدا می‌کنیم که همه هم‌سو هستند و ریسک تبدیل جلسه به جلسه‌ای غیرسازنده و یا از کنترل خارج شدن آن را کاهش می‌دهیم.
وجود قوانینی که به طور مداوم بر اجرای آن تاکید می‌کنید می‌تواند تاثیری بسزا در بهبود نحوهٔ حل مسایل و تصمیم‌گیری تیم‌تان داشته باشد.
تعیین فرمان‌ها همچنین به تقویت رابطهٔ بین افراد گروه کمک می‌کنند چرا که این فرمان‌ها از همان ابتدای جلسه تنظیم می‌شوند. بدین ترتیب اعتماد افراد به یکدیگر بیشتر شده و فضای امنیت روانی ایجاد می‌شود که همکاری افراد با یکدیگر را تسهیل می‌کند.
چه زمانی از فرمان‌ها استفاده کنیم؟
همیشه باید از فرمان‌ها به منظور مشخصی استفاده کرد. اگر چنین نباشد شرکت‌کنندگان به راحتی آن‌ها را فراموش می‌کنند و یا ممکن است احساس کنند که محدود شده‌اند. در حالت ایده‌آل، شرکت‌کنندگان باید احساس کنند که فرمان‌ها منطقی هستند و توانمندشان می‌کنند. بدین ترتیب حمایت شرکت‌کنندگان کسب شده و شانس پیروی از آن‌ها افزایش پیدا می‌کند.
به عنوان یک قاعدهٔ کلی، زمانی که جلسه، کارگاه یا یک مباحثه نیازمند همکاری و بحث‌های جدی است باید از فرمان‌ها کمک بگیرید. اگر تنها جلسه‌ای موردی برای هم‌رسانی اطلاعات دارید تعیین فرمان برای چنین جلسه‌ای اتلاف وقت خواهد بود. اما هرچه جلسه طولانی‌تر باشد و همکاری و تعامل بیشتری بطلبد، ارزش تعیین فرمان برای جلسه پررنگ‌تر خواهد شد.
یکی از راه‌های مناسب برای این که متوجه شوید چه زمانی باید از فرمان‌ها استفاده کرد این است که بنابر کارکردی که از آن‌ها انتظار دارید تصمیم بگیرید. این موضوع به ماهیت جلسه بر می‌گردد. در ادامه فهرستی از کارکردهای مرسوم فرمان‌ها را مرور می‌کنیم:
- فراهم کردن فضایی امن
- مقید بودن به زمان
- مدیریت تعارضات
- حفظ تمرکز
- شکوفا کردن خلاقیت
- دریافت مشارکت برابر
- افزایش درگیری شرکت‌کنندگان
برای هریک از این کارکردها، امکان انتخاب از بین چندین فرمان وجود دارد.
راهنمایی
چطور فرمان‌ها را به حاضران در جلسه معرفی می‌کنید؟
بذارید رازی از تسهیل‌گری را با شما در میان بگذاریم: «افراد از چیزی که در ساخت آن مشارکت داشته باشند حمایت می‌کنند». با در نظر گرفتن این موضوع به راحتی می‌توان نتیجه گرفت که فرمان‌ها زمانی بیشترین کارایی را دارند که توسط خود حاضران در جلسه پیشنهاد داده شده باشند و بر سر آن‌ها توافق شود.
به سه شکل می‌توان این کار را انجام داد:
- فرمان‌ها را از شرکت‌کنندگان گردآوری کرده و با گروه آن‌ها را اولویت‌بندی کنید.
- تعداد زیادی از فرمان‌ها را ارایه دهید و اجازه دهید گروه تصمیم بگیرید که کدام‌یک از آن‌ها را انتخاب کند.
- مجموعه‌ای مختصر از فرمان‌ها را پیشنهاد دهید و موافقت گروه را کسب کنید.
این که کدام روش را پیش بگیرید بستگی به نوع جلسه، میزان اهمیت فرمان‌ها و زمان در دسترس دارد. در بیشتر موارد، مانند جلسه‌های عادی، منطقی‌تر است که به گزینهٔ سوم کار را پیش ببرید؛ یعنی فرمان‌های خوب را از پیش انتخاب کنید و از گروه بخواهید بازخورد دهند، موافقت کنند و نظر دهند.
اما چه زمانی برای معرفی فرمان‌ها مناسب است؟ پیشنهاد ما این است که در اولین فرصت ممکن این کار را انجام دهید. زمانی که جلسه را شروع کرده‌اید و هدف آن را توضیح می‌دهید می‌توان بهترین زمان برای معرفی فرمان‌ها باشد. معرفی فرمان‌ها بلافاصله پس از شرح هدف جلسه اجازه می‌دهد بتوانید اهمیت آن‌ها برای محتوای جلسه را روشن کنید.
جمع‌بندی
فرمان‌ها راهی عالی برای تنظیم کردن انتظارات در یک جلسه هستند. استفاده از آن‌ها آسان است و زمان زیادی نمی‌برد. بنابراین پیشنهاد می‌دهیم ۲ یا ۳تای آن‌ها را از کتابخانهٔ فرمان‌های راهکارگاه انتخاب کرده و امتحان کنید.
هنگامی که خودتان دست به آزمایش فرمان‌ها بزنید خیلی زود متوجه خواهید شد که انتخاب و معرفی‌شان ساده‌ترین قسمت ماجرا است. بخش دشوار این است که بتوانید آن‌ها را در طول برگزاری جلسه حفظ نمایید.
برای مسلط شدن به آن‌ها باید خودتان دست به تجربه کردن تکنیک‌های مختلف بزنید چرا که موفقیت در حفظ فرمان‌ها بسیار بستگی به خود گروه دارد. نمایان بودن فرمان‌ها (برای مثال نوشتن‌شان روی تخته) و یادآوری مداوم آن‌ها به گروه می‌تواند به این موضوع کمک کند.
